r Tijdens je opleiding zal het een aantal keer voorkomen dat je je docent moet mailen. Je hebt een vraag over een opdracht, een examen of je scriptie. Of wanneer je op zoek gaat naar een stageplaats, wil je je docent misschien wel als referentie vragen. Het is erg belangrijk dat je een nette en beleefde, oftewel een professionele, e-mail stuurt naar je docent. Er zijn een paar regels die je op weg helpen.
Gebruik een professioneel e-mailadres
Laten we gelijk bij het begin beginnen, je e-mailadres. Je kunt je e-mailadres een beetje zien als je handtekening: vroeger was het grappig en niet belangrijk, nu is het dat wel. Net zoals je je handtekening gaandeweg hebt verbeterd, is het ook belangrijk om een professioneel e-mailadres te hebben. Met een professioneel e-mailadres zeg je eigenlijk: u kunt mij serieus nemen.
Dus geen xxxemmaxxx@hotmail.com meer, bijvoorbeeld. Het beste kun je een combinatie van je voor- en achternaam gebruiken, zo is het meteen duidelijk wie je bent:
- emmadevries@domeinnaam.nl
- edevries@domeinnaam.nl
- emma.devries@domeinnaam.nl
- emma_devries@domeinnaam.nl
Het maakt niet veel uit welke host je kiest, als het maar een neutrale is. Denk aan Outlook of Gmail. Volg je een studie in de journalistiek of communicatie, of heb je ondernemersambities? Dan kun je ook je eigen domeinnaam laten registeren, en met dat mailadres mailen.
Bonustip: Je kunt ook het e-mailadres van je school gebruiken, ook dat is een neutrale host. Je docent weet hoe deze e-mailadressen gevormd zijn.
Het belang van het onderwerp
Stuur je naar je moeder of een vriend nog weleens een mailtje zonder onderwerp omdat 'hij toch wel weet waar het over gaat', doe dat niet bij je docent. Docenten krijgen de hele dag diverse mails binnen en kunnen vaak pas aan het einde van de dag deze lijst bekijken omdat ze eerst les aan het geven zijn. Een mailtje zonder onderwerp is dan erg lastig en komt ook niet professioneel over.
Geef je mail een zo duidelijk mogelijk onderwerp. Zoals: 'Dringende vraag i.v.m. examen marketing'. Je docent ziet dan in één oogopslag dat het prioriteit heeft en waar het over gaat.
Kies de juiste aanhef
Er zijn een paar vaste regels over het kiezen van de aanhef:
Weet je hoe je docent heet, dan gebruik je de naam in de aanhef:
- Geachte heer De Jong,
- Geachte mevrouw De Jong,
- Geachte professor De Jong,
Weet je zijn of haar naam niet omdat je die docent nog nooit gezien hebt, gebruik dan:
- Geachte heer,
- Geachte mevrouw,
Weet je ook niet of het een man of vrouw is, kies dan uit de volgende opties:
- Geachte mevrouw, geachte heer,
- Geachte heer, mevrouw,
- Geachte heer of mevrouw,
Bonustip: Gebruik altijd een naam of 'heer', 'mevrouw'. Alleen 'Geachte,' of 'Beste,' gebruiken wordt niet gewaardeerd en is niet professioneel.
Tips voor de opbouw van je e-mail
Een professionele e-mail heeft een bepaalde structuur. Die structuur draagt er aan bij dat de ontvanger de e-mail snel kan begrijpen en weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Stel jezelf eerst kort voor. Vertel in welke klas je zit, bij welke opleiding en andere benodigde informatie.
- Vertel daarna bondig je probleem of vraag. Houd het zo kort mogelijk, dan heb je de meeste kans op een snel antwoord. De docent hoeft niet te weten wie en wat allemaal gedaan heeft, houdt het kort. Eventueel kan je dit stukje eindigen met een concrete vraag naar de docent: wat verwacht je van hem/haar?
- Sluit beleefd af.
Afsluiting e-mail
Het is belangrijk om je e-mail altijd beleefd en professioneel af te sluiten. De twee meest gebruikte afsluiters zijn 'Met vriendelijke groeten,' en 'Hartelijke groet,'. Deze afsluiting afkorten tot 'Mvg' of 'HG' mag niet en wordt niet gewaardeerd door de ontvanger.
Als bonus kun je je docent vast vooraf bedanken voor zijn/haar moeite. Dit staat erg professioneel en komt de relatie ten goede. Bijvoorbeeld:
- Alvast bedankt voor uw antwoord.
- Bij voorbaat dank.
- Hartelijk bedankt voor uw hulp.
Vervolgens kies je 'Met vriendelijke groeten' of 'Hartelijke groeten' en typ je je naam daaronder. Je ondertekent een e-mail altijd met je voor- en achternaam. Het is erg handig je studentnummer nog onder je naam te vermelden.
Bonustip: Gebruik geen PS onderaan je e-mail. Na je naam denkt de ontvanger dat de e-mail helemaal gelezen is, de kans is dus groot dat hij of zij de PS per ongeluk niet leest.
Heb je moeite met het schrijven van professionele e-mails in het Nederlands en/of Engels? Of met het schrijven van teksten en rapporten? Bijleshuis helpt je graag door vrijblijvend een docent Nederlands en scriptiebegeleiding aan je voor te stellen.
Wil je op de hoogte gehouden worden over onze nieuwste artikels? Schrijf je dan hieronder in. Je ontvangt verder geen reclame of andere e-mails.
