Tips voor een nette Engelse e-mail naar je docent

Bijleren: talen 4 min read

Wanneer je studeert zal je regelmatig moeten e-mailen naar je docent. In een eerdere blog gaven we je al tips over hoe je een e-mail stuurt naar je docent in het Nederlands. Maar soms wordt een vak in het Engels gegeven en dan zal je ook moeten weten hoe je een Engelse mail schrijft naar je leraar. Bij het opstellen van een Engelse mail is het belangrijk om te denken aan een gepaste aanhef, een duidelijke opbouw, een goede afsluiting en correcte taal en stijl. Voldoet jouw e-mail niet aan deze punten, dan besteedt je docent misschien minder aandacht aan je bericht. Dus om een goede indruk op je Engelstalige docenten te maken, geven we je hieronder enkele tips waar je op kan letten als je een Engelse mail schrijft.

Engelse mail
Engelse mail schrijven naar je docent

Gebruik een gepaste aanhef

Een gepaste aanhef bij Engelse mails is uitermate belangrijk. Ken je de naam van een mannelijke geadresseerde? Dan schrijf je: Dear Mr Jones. Ken je de naam van een vrouwelijke geadresseerde? Dan wordt het een beetje lastiger. Je moet namelijk rekening houden met haar burgerlijke staat:

  • Je schrijft: Dear Miss Jones, voor een alleenstaande of ongehuwde vrouw
  • Je schrijft: Dear Ms Jones, voor een vrouw waarvan het onbekend is of ze getrouwd is
  • Je schrijft: Dear Mrs Jones, voor een getrouwde vrouw

Is de naam van de ontvanger onbekend? Dan schrijf je:

  • Dear Sir
  • Dear Madam
  • To Whom it May Concern
Let op! Spreek een docent altijd met zijn of haar titel aan, bijvoorbeeld: Dear Prof./Professor Jones. Niet elke docent verwacht dat je zijn of haar titel gebruikt, maar het kan nooit kwaad om dat toch te doen.

Een duidelijke opbouw

In de eerste alinea van je e-mail benadruk je het doel: I am writing to you regarding…/I am writing to you in order to… Zeg direct waar je mail over gaat en leg ook uit waarom je de e-mail schrijft. Daarnaast gebruik je deze alinea om jezelf kort te introduceren, dan weet je docent wie jij bent en welk college je bij hem of haar volgt. In de tweede alinea kan je meer informatie of extra uitleg geven om je punt duidelijker te maken.

Is je e-mail een antwoord op een eerdere mail van de docent? Vermeld dan de datum en het onderwerp van deze e-mail in de eerste alinea. Je schrijft: I am replying to your email of 30 April 2021…

In je afsluiting geef je aan op wat voor manier je hoopt antwoord te krijgen van de geadresseerde:

  • I look forward to your response.
  • I look forward to hearing from you soon/shortly.
  • Please feel free to contact me via email/telephone.

Hoe kan je het beste een Engelse mail afsluiten?

De afsluiting van een Engelse e-mail wordt bepaald door de aanhef die je in het begin van je mail hebt gebruikt.

Als je de naam van de geadresseerde weet, dan schrijf je: Yours sincerely.

Tip: soms schrijft men ook “Best wishes” voor “Yours sincerely”.

Als je de naam van de geadresseerde niet weet, dan schrijf je: Yours faithfully.

Engelse mail
Aanspreking en afsluiting Engelse mail

Correcte taal en stijl

Als je een formele Engelse mail naar je docent schrijft, gebruik dan een formele taal en stijl. Denk bijvoorbeeld aan de taal die je gebruikt bij het schrijven van een paper in het Engels. Vermijd dus de volgende punten tijdens het schrijven van formele mails:

  • Gebruik geen spreektaal en/of informele taal, zoals bijvoorbeeld: wassup
  • Gebruik geen afkortingen, zoals: I’m, it’s, we’re. Schrijf alles voluit
  • Gebruik geen subjectieve taal, zoals bijvoorbeeld: awful, amazing, rubbish
  • Gebruik geen vage taal, zoals: nice, good
  • Gebruik geen voegwoorden aan het begin van een zin, zoals: but, or, and then

Wees altijd beleefd en respectvol, ook wanneer het gaat over dingen waarmee je het niet eens bent, of wanneer je schrijft over een probleem. Gebruik hiervoor modale werkwoorden, zoals would, could, should.

  • Gebruik geen: Please send me… maar I would/should be grateful if you could send me…
Tip: volg het KISS-principe als je een Engelse mail schrijft: Keep It Short and Simple.

Vaste Engelse uitdrukkingen in mails

Verwijs je naar een bijlage? Schrijf dan: Please find attached… of I attach…

Vraag je je docent om informatie? Schrijf dan:

  • I should/would be grateful if you could/would...
  • Could you possibly...
  • Could you please inform me...
  • I would appreciate it if you could...

Heb je een klacht? Schrijf dan:

  • I am writing to express my dissatisfaction with...
  • I am writing to complain about...

Ben je ergens tevreden over? Schrijf dan:

  • I was delighted to hear that...
  • I was very happy to learn that...
  • I was very glad to hear that...

Heb je goed of slecht nieuws dat je mee wilt delen? Schrijf dan:

  • I regret to inform you that...
  • I am pleased to inform you that...

Alsjeblieft! Met deze tips maak jij met je volgende Engelse mail ongetwijfeld een goede indruk!

Heb je moeite met e-mails opstellen in het Engels of het Nederlands? Of met teksten en papers schrijven in het algemeen? BijlesHuis stelt je vrijblijvend een privédocent Engels, Nederlands of scriptiebegeleiding voor.

Laat hieronder je gegevens achter en blijf zo op de hoogte van onze nieuwste artikels! Je ontvangt verder geen reclame of andere e-mails.

e-mail mail Engels docent mailen
Updates ontvangen met didactische inzichten?
Sign up for our newsletter